Pembuatan KTM
Tujuan
Artikel ini bertujuan untuk memberikan informasi kepada mahasiswa mengenai prosedur pembuatan Kartu Tanda Mahasiswa atau KTM di Politeknik Negeri Media Kreatif.
KTM digunakan sebagai identitas resmi mahasiswa selama menjalani kegiatan akademik dan layanan kampus.
Tentang Pembuatan KTM
Kartu Tanda Mahasiswa atau KTM adalah kartu identitas resmi yang diberikan kepada mahasiswa Politeknik Negeri Media Kreatif.
KTM hanya diterbitkan bagi mahasiswa yang berstatus aktif. Proses pembuatan KTM dilakukan melalui beberapa tahapan, mulai dari verifikasi data mahasiswa baru, input data ke Sistem Informasi Akademik atau SIAKAD, penetapan Nomor Induk Mahasiswa atau NIM, pembagian kelas, pengiriman data ke vendor, pencetakan KTM, hingga pendistribusian KTM kepada mahasiswa.
Untuk Siapa Artikel Ini?
Artikel ini ditujukan untuk mahasiswa Politeknik Negeri Media Kreatif yang akan mendapatkan Kartu Tanda Mahasiswa atau KTM.
Persyaratan / Kelengkapan Data
Dalam proses pembuatan KTM, data dan kelengkapan yang digunakan meliputi:
- Dokumen SK Mahasiswa Baru
- Data mahasiswa baru
- Data mahasiswa yang telah terinput pada SIAKAD
- Nomor Induk Mahasiswa atau NIM
- Data pembagian kelas
- Status mahasiswa aktif
Data tersebut digunakan sebagai dasar penerbitan dan pencetakan KTM.
Alur Pembuatan KTM
Berikut alur pembuatan KTM:
1. Verifikasi Data Mahasiswa Baru
UPT TIK memverifikasi data mahasiswa baru dan melakukan input data ke Sistem Informasi Akademik atau SIAKAD.
Proses ini dilakukan berdasarkan dokumen SK Mahasiswa Baru sebagai dasar penerbitan KTM.
2. Penetapan Nomor Induk Mahasiswa
Setelah data mahasiswa baru terinput pada SIAKAD, dilakukan penetapan Nomor Induk Mahasiswa atau NIM.
NIM digunakan sebagai identitas akademik mahasiswa selama menempuh studi.
3. Pembagian Kelas Mahasiswa
Mahasiswa baru dibagi ke dalam kelas masing-masing pada program studi.
Pembagian kelas dilakukan berdasarkan data mahasiswa, dengan memperhatikan ketentuan seperti jenis kelamin, agama, dan kuota kelas.
4. Pengiriman Data Mahasiswa ke Vendor
Setelah data mahasiswa dan pembagian kelas selesai, data mahasiswa dikirim kepada vendor untuk proses pencetakan KTM.
Data yang dikirim digunakan sebagai dasar pencetakan kartu sesuai data mahasiswa masing-masing.
5. Proses Pencetakan KTM oleh Vendor
Vendor memproses dan mencetak KTM berdasarkan data mahasiswa baru yang telah diterima.
Pencetakan dilakukan sesuai data mahasiswa dan penempatan kelas masing-masing.
6. Penerimaan Hasil Cetak KTM
Setelah KTM selesai dicetak, BAKK menerima hasil cetak KTM dari vendor.
KTM yang telah diterima kemudian disiapkan untuk proses distribusi.
7. Distribusi KTM kepada Mahasiswa
KTM yang telah selesai dicetak dan diterima dari vendor didistribusikan kepada mahasiswa.
Mahasiswa menerima KTM sesuai jadwal dan mekanisme distribusi yang ditetapkan.
Estimasi Waktu Proses
Berdasarkan SOP, estimasi waktu proses pembuatan KTM adalah sebagai berikut:
- Verifikasi data mahasiswa baru dan input data ke SIAKAD: sesuai batas waktu yang ditetapkan
- Penetapan Nomor Induk Mahasiswa atau NIM: sesuai batas waktu yang ditetapkan
- Pembagian kelas mahasiswa: sesuai batas waktu yang ditetapkan
- Pengiriman data mahasiswa kepada vendor: 7 hari
- Proses pencetakan KTM oleh vendor: 10 hari
- Penerimaan hasil cetak KTM dari vendor: 1 hari
- Distribusi KTM kepada mahasiswa: minimal 7 hari
Estimasi waktu dapat menyesuaikan kelengkapan data mahasiswa, proses validasi, jadwal pengiriman data ke vendor, proses pencetakan, dan mekanisme distribusi KTM.
Catatan Penting
KTM hanya diterbitkan bagi mahasiswa yang berstatus aktif.
Mahasiswa perlu memastikan data pribadi yang tercatat pada SIAKAD sudah benar agar tidak terjadi kesalahan pada KTM.
Jika terdapat kesalahan data mahasiswa, proses pencetakan atau distribusi KTM dapat tertunda.
Data pembuatan KTM tersimpan secara manual sesuai ketentuan layanan akademik.