Penerbitan Ijazah, Transkip, dan SKPI

Tujuan

Artikel ini bertujuan untuk memberikan informasi kepada mahasiswa atau lulusan mengenai prosedur penerbitan Ijazah, Transkip Akademik, dan SKPI di Politeknik Negeri Media Kreatif.

Penerbitan dokumen ini dilakukan setelah mahasiswa dinyatakan lulus yudisium dan memenuhi ketentuan administrasi yang berlaku.

Tentang Penerbitan Ijazah, Transkip, dan SKPI

Ijazah, Transkip Akademik, dan SKPI merupakan dokumen akademik resmi yang diterbitkan bagi mahasiswa yang telah menyelesaikan studi dan dinyatakan lulus yudisium.

Dokumen tersebut diterbitkan melalui beberapa tahapan, mulai dari verifikasi data lulusan, pencetakan dokumen, pengajuan tanda tangan, penempelan pasfoto, proses stempel, hingga pembuatan arsip digital.

Penerbitan Ijazah, Transkip Akademik, dan SKPI hanya dapat dilakukan setelah mahasiswa dinyatakan lulus yudisium.

Untuk Siapa Artikel Ini?

Artikel ini ditujukan untuk mahasiswa atau lulusan Politeknik Negeri Media Kreatif yang telah dinyatakan lulus yudisium dan sedang menunggu proses penerbitan Ijazah, Transkip Akademik, dan SKPI.

Persyaratan / Kelengkapan Data

Sebelum dokumen diterbitkan, mahasiswa atau lulusan perlu memastikan beberapa hal berikut:

Telah dinyatakan lulus yudisium
Telah selesai mengikuti proses wisuda, jika berlaku sesuai ketentuan
Menyerahkan pasfoto sesuai ketentuan yang berlaku
Melakukan verifikasi data pribadi pada dummy ijazah dan transkip sementara
Melaporkan kepada BAKK jika terdapat kesalahan data pribadi
Mengisi data SKPI secara mandiri melalui tautan yang disediakan

Data pribadi yang perlu diperiksa antara lain:

Nama lengkap
Tempat lahir
Tanggal lahir
Data akademik lain yang tercantum pada dokumen

Alur Penerbitan Ijazah, Transkip, dan SKPI

Berikut alur penerbitan Ijazah, Transkip Akademik, dan SKPI:

1. Penyusunan Surat Edaran Pengambilan Dokumen

BAKK menyusun surat edaran atau informasi terkait pengambilan Ijazah, Transkip Akademik, dan SKPI.

Informasi tersebut memuat lampiran syarat dan ketentuan pengambilan dokumen agar dapat disampaikan kepada lulusan.

2. Penyerahan Pasfoto oleh Mahasiswa/Lulusan

Mahasiswa atau lulusan menyerahkan pasfoto sesuai ketentuan yang berlaku.

Pasfoto digunakan untuk kelengkapan dokumen ijazah.

3. Verifikasi Data Pribadi

Mahasiswa atau lulusan melakukan verifikasi data pribadi berdasarkan dummy ijazah dan transkip sementara yang diperoleh setelah acara wisuda.

Jika terdapat kesalahan data, seperti nama, tempat lahir, atau tanggal lahir, mahasiswa atau lulusan wajib melaporkannya kepada BAKK.

4. Pencetakan Ijazah dan Transkip Akademik

Setelah data pribadi lulusan diverifikasi dan dinyatakan sesuai, BAKK mencetak Ijazah dan Transkip Akademik.

Pencetakan dilakukan berdasarkan data lulusan yang telah diverifikasi.

5. Pencetakan SKPI

BAKK mencetak SKPI berdasarkan data hasil pengisian SKPI secara mandiri oleh mahasiswa melalui tautan yang telah disediakan.

6. Pengajuan Tanda Tangan

Ijazah, Transkip Akademik, dan SKPI yang telah dicetak diajukan untuk proses tanda tangan kepada pejabat terkait, yaitu Direktur dan Ketua Jurusan.

7. Penempelan Pasfoto pada Ijazah

Setelah proses tanda tangan, pasfoto lulusan ditempelkan pada ijazah sesuai ketentuan yang berlaku.

8. Proses Stempel Dokumen

Dokumen Ijazah, Transkip Akademik, dan SKPI yang telah ditandatangani dan dilengkapi pasfoto kemudian diproses untuk pemberian stempel.

9. Scan Ijazah, Transkip, dan SKPI

Setelah dokumen selesai diproses, BAKK melakukan scan Ijazah, Transkip Akademik, dan SKPI.

Hasil scan digunakan sebagai arsip digital dokumen lulusan.

Estimasi Waktu Proses

Berdasarkan SOP, estimasi waktu proses penerbitan Ijazah, Transkip, dan SKPI adalah sebagai berikut:

Penyusunan surat edaran pengambilan Ijazah, Transkip, dan SKPI: 2 hari
Penyerahan pasfoto: sesuai batas waktu yang telah ditentukan
Verifikasi data pribadi lulusan: sesuai batas waktu yang telah ditentukan
Pencetakan Ijazah dan Transkip Akademik: sesuai batas waktu yang telah ditentukan
Pencetakan SKPI: sesuai batas waktu yang telah ditentukan
Pengajuan tanda tangan kepada Direktur dan Ketua Jurusan: 14 hari
Penempelan pasfoto pada Ijazah: 7 hari
Proses stempel Ijazah, Transkip, dan SKPI: 7 hari
Scan Ijazah, Transkip, dan SKPI: 7 hari

Estimasi waktu dapat menyesuaikan kelengkapan data, ketepatan verifikasi, proses tanda tangan, serta jadwal dan ketentuan yang berlaku.

Catatan Penting