Penerbitan Surat Keterangan Pengganti Ijazah
Tujuan
Artikel ini bertujuan untuk memberikan informasi kepada mahasiswa atau lulusan mengenai prosedur penerbitan Surat Keterangan Pengganti Ijazah di Politeknik Negeri Media Kreatif.
Surat Keterangan Pengganti Ijazah diterbitkan sebagai dokumen pengganti apabila ijazah asli hilang atau rusak sesuai ketentuan yang berlaku.
Tentang Surat Keterangan Pengganti Ijazah
Surat Keterangan Pengganti Ijazah adalah surat resmi yang diterbitkan oleh kampus sebagai pengganti ijazah yang hilang atau rusak.
Penerbitan surat ini dilakukan melalui proses verifikasi dan persetujuan sesuai prosedur akademik. Mahasiswa atau lulusan perlu mengajukan permohonan serta melampirkan dokumen pendukung yang dibutuhkan.
Surat Keterangan Pengganti Ijazah hanya diterbitkan untuk kondisi ijazah yang hilang atau rusak sesuai ketentuan yang berlaku.
Untuk Siapa Artikel Ini?
Artikel ini ditujukan untuk mahasiswa atau lulusan Politeknik Negeri Media Kreatif yang membutuhkan Surat Keterangan Pengganti Ijazah karena ijazah asli hilang atau rusak.
Persyaratan / Kelengkapan Berkas
Sebelum mengajukan Surat Keterangan Pengganti Ijazah, mahasiswa atau lulusan perlu menyiapkan:
- Surat permohonan bermaterai Rp10.000
- Surat kehilangan dari Kepolisian
- Fotokopi KTP
- Fotokopi ijazah, jika ada
- Fotokopi transkip akademik, jika ada
- Surat disposisi Direktur, setelah permohonan disetujui/disposisi
Pastikan seluruh dokumen pendukung sudah lengkap agar proses penerbitan surat dapat berjalan lancar.
Alur Penerbitan Surat Keterangan Pengganti Ijazah
Berikut alur penerbitan Surat Keterangan Pengganti Ijazah:
1. Mengajukan Permohonan
Mahasiswa atau lulusan melaporkan dan mengusulkan penerbitan Surat Keterangan Pengganti Ijazah.
Pada tahap ini, pemohon perlu menyiapkan surat permohonan bermaterai Rp10.000, surat kehilangan dari Kepolisian, fotokopi KTP, serta fotokopi ijazah dan transkip akademik jika tersedia.
Permohonan akan diproses untuk mendapatkan persetujuan atau disposisi Direktur.
2. Proses Penerbitan Surat oleh BAKK
Setelah berkas permohonan lengkap dan terdapat disposisi Direktur, BAKK memproses penerbitan Surat Keterangan Pengganti Ijazah.
Pada tahap ini, BAKK menyusun draft surat keterangan pengganti ijazah untuk diparaf oleh pejabat terkait.
3. Penelaahan dan Verifikasi oleh Kabbag BAKK
Draft Surat Keterangan Pengganti Ijazah ditelaah dan diverifikasi oleh Kabbag BAKK.
Jika draft sudah sesuai, Kabbag BAKK memberikan paraf pada draft surat.
4. Penelaahan dan Verifikasi oleh Wakil Direktur I
Draft surat yang telah diparaf oleh Kabbag BAKK selanjutnya ditelaah dan diverifikasi oleh Wakil Direktur I.
Jika draft sudah sesuai, Wakil Direktur I memberikan paraf pada draft surat.
5. Penandatanganan Surat Keterangan Pengganti Ijazah
Draft Surat Keterangan Pengganti Ijazah yang telah diparaf oleh Kabbag BAKK dan Wakil Direktur I diproses untuk penandatanganan.
Setelah ditandatangani, Surat Keterangan Pengganti Ijazah resmi diterbitkan.
6. Informasi dan Penyerahan Surat
BAKK menginformasikan dan menyerahkan Surat Keterangan Pengganti Ijazah yang telah ditandatangani kepada mahasiswa atau lulusan.
Setelah surat diterima, proses penerbitan Surat Keterangan Pengganti Ijazah dinyatakan selesai.
Estimasi Waktu Proses
Berdasarkan SOP, estimasi waktu proses penerbitan Surat Keterangan Pengganti Ijazah adalah sebagai berikut:
- Pengajuan permohonan dan persetujuan/disposisi Direktur: sesuai waktu yang ditetapkan
- Proses penerbitan draft Surat Keterangan Pengganti Ijazah: 7 hari
- Penelaahan dan verifikasi oleh Kabbag BAKK: 1 hari
- Penelaahan dan verifikasi oleh Wakil Direktur I: hari yang sama
- Penandatanganan Surat Keterangan Pengganti Ijazah: 1 hari
- Informasi dan penyerahan surat kepada mahasiswa/lulusan: 1 hari
Estimasi waktu dapat menyesuaikan kelengkapan dokumen, proses verifikasi, disposisi, dan ketersediaan pejabat terkait.
Catatan Penting
Surat Keterangan Pengganti Ijazah hanya diterbitkan untuk ijazah yang hilang atau rusak sesuai ketentuan yang berlaku.
Pemohon wajib melengkapi dokumen pendukung, terutama surat permohonan bermaterai dan surat kehilangan dari Kepolisian untuk kasus kehilangan ijazah.
Data penerbitan Surat Keterangan Pengganti Ijazah disimpan secara manual sebagai arsip layanan.