Pengajuan Surat Keterangan Mahasiswa
Tujuan
Artikel ini bertujuan untuk memberikan informasi kepada mahasiswa mengenai prosedur pengajuan Surat Keterangan Mahasiswa di Politeknik Negeri Media Kreatif.
Surat Keterangan Mahasiswa digunakan sebagai bukti bahwa mahasiswa masih berstatus aktif sesuai data akademik yang tercatat.
Tentang Surat Keterangan Mahasiswa
Surat Keterangan Mahasiswa adalah surat resmi yang diterbitkan oleh bagian akademik untuk menerangkan status mahasiswa aktif.
Surat ini dapat digunakan untuk berbagai keperluan administrasi yang membutuhkan bukti status sebagai mahasiswa, sesuai kebutuhan masing-masing mahasiswa.
Untuk Siapa Artikel Ini?
Artikel ini ditujukan untuk mahasiswa Politeknik Negeri Media Kreatif yang membutuhkan Surat Keterangan Mahasiswa sebagai bukti status aktif.
Persyaratan / Kelengkapan Berkas
Sebelum mengajukan Surat Keterangan Mahasiswa, mahasiswa perlu menyiapkan:
- KTM atau identitas mahasiswa
- Formulir permohonan Surat Keterangan Mahasiswa
- Data mahasiswa yang sesuai dengan SIAKAD
Formulir permohonan dapat diajukan melalui Loket Layanan BAKK.
Alur Pengajuan Surat Keterangan Mahasiswa
Berikut alur pengajuan Surat Keterangan Mahasiswa:
1. Mengajukan Permohonan ke Loket Layanan BAKK
Mahasiswa mengajukan permohonan Surat Keterangan Mahasiswa melalui Loket Layanan BAKK.
Pada tahap ini, mahasiswa perlu membawa KTM atau identitas mahasiswa serta mengisi formulir permohonan Surat Keterangan Mahasiswa.
2. Pemeriksaan Status dan Data Akademik Mahasiswa
Petugas BAKK akan memeriksa status dan data akademik mahasiswa pada SIAKAD.
Pemeriksaan ini dilakukan untuk memastikan bahwa data mahasiswa sesuai dan status mahasiswa dapat diverifikasi.
3. Penyusunan Surat Keterangan Mahasiswa
Setelah data mahasiswa dinyatakan sesuai, petugas akan menyusun draft Surat Keterangan Mahasiswa berdasarkan data mahasiswa.
4. Penelaahan dan Paraf Draft Surat
Draft Surat Keterangan Mahasiswa akan ditelaah oleh Kabbag BAKK.
Jika draft sudah sesuai, surat akan diberikan paraf sebelum proses penandatanganan.
5. Penandatanganan Surat Keterangan Mahasiswa
Draft surat yang telah diparaf akan diproses untuk penandatanganan oleh pejabat terkait.
Setelah ditandatangani, Surat Keterangan Mahasiswa resmi diterbitkan.
6. Penyerahan Surat kepada Mahasiswa
Surat Keterangan Mahasiswa yang telah diterbitkan akan diserahkan kepada mahasiswa.
Mahasiswa menerima surat tersebut sesuai prosedur layanan yang berlaku.
Estimasi Waktu Proses
Berdasarkan SOP, estimasi waktu proses pengajuan Surat Keterangan Mahasiswa adalah sebagai berikut:
- Pengajuan permohonan di loket BAKK: 10 menit
- Pemeriksaan status dan data akademik mahasiswa: 30 menit
- Penyusunan draft Surat Keterangan Mahasiswa: 1 jam
- Penelaahan dan paraf draft surat: 2 jam
- Penandatanganan Surat Keterangan Mahasiswa: 1 hari
- Penyerahan surat kepada mahasiswa: 30 menit
Estimasi waktu dapat menyesuaikan kelengkapan data, hasil verifikasi, serta ketersediaan pejabat yang berwenang menandatangani surat.
Catatan Penting
Surat Keterangan Mahasiswa digunakan sebagai bukti status mahasiswa aktif.
Mahasiswa perlu memastikan data akademik yang tercatat sudah sesuai agar proses penerbitan surat dapat berjalan lancar.
Jika terdapat ketidaksesuaian data pada SIAKAD, proses penerbitan surat dapat tertunda sampai data berhasil diverifikasi atau diperbaiki.