Pengajuan Aktif Kembali Mahasiswa
Tujuan
Artikel ini bertujuan untuk memberikan informasi kepada mahasiswa mengenai prosedur pengajuan aktif kembali di Politeknik Negeri Media Kreatif.
Pengajuan aktif kembali dilakukan oleh mahasiswa yang sebelumnya berstatus cuti dan ingin kembali aktif mengikuti kegiatan akademik sesuai ketentuan yang berlaku.
Tentang Pengajuan Aktif Kembali
Pengajuan aktif kembali adalah proses administrasi akademik untuk mengubah status mahasiswa dari cuti menjadi aktif.
Mahasiswa perlu mengisi surat permohonan aktif kembali, mendapatkan persetujuan dari pihak terkait, menyerahkan berkas ke Loket BAKK, dan menunggu proses penerbitan SK Aktif Kembali.
Status mahasiswa aktif kembali berlaku setelah diterbitkannya SK Aktif Kembali dan status mahasiswa diperbarui pada SIAKAD.
Untuk Siapa Artikel Ini?
Artikel ini ditujukan untuk mahasiswa Politeknik Negeri Media Kreatif yang sebelumnya berstatus cuti dan ingin kembali aktif mengikuti perkuliahan.
Persyaratan / Kelengkapan Berkas
Sebelum mengajukan aktif kembali, mahasiswa perlu menyiapkan:
- Surat Permohonan Aktif Kembali
- Data mahasiswa sesuai SIAKAD
- Persetujuan/paraf dari Dosen PA
- Tanda tangan persetujuan dari Kaprodi
- Tanda tangan persetujuan dari Kajur
Surat Permohonan Aktif Kembali dapat diperoleh melalui Loket Layanan Akademik.
Alur Pengajuan Aktif Kembali
Berikut alur pengajuan aktif kembali mahasiswa:
1. Mengambil dan Mengisi Surat Permohonan Aktif Kembali
Mahasiswa mengambil Surat Permohonan Aktif Kembali melalui Loket Layanan Akademik.
Setelah mendapatkan surat permohonan, mahasiswa mengisi data yang diminta dengan benar dan lengkap, kemudian menandatangani surat tersebut.
2. Berkonsultasi dengan Dosen PA
Mahasiswa berkonsultasi dengan Dosen Pembimbing Akademik atau Dosen PA.
Jika disetujui, mahasiswa memperoleh paraf persetujuan dari Dosen PA pada surat permohonan aktif kembali.
3. Meminta Persetujuan Kaprodi
Setelah mendapatkan paraf dari Dosen PA, mahasiswa mengajukan surat permohonan kepada Kaprodi untuk dilakukan verifikasi dan persetujuan.
Jika disetujui, Kaprodi akan menandatangani surat permohonan aktif kembali.
4. Meminta Persetujuan Kajur
Setelah mendapatkan persetujuan dari Kaprodi, mahasiswa mengajukan surat permohonan kepada Kajur untuk dilakukan verifikasi dan persetujuan.
Jika disetujui, Kajur akan menandatangani surat permohonan aktif kembali.
5. Menyerahkan Surat Permohonan ke Loket BAKK
Mahasiswa menyerahkan surat permohonan aktif kembali yang telah ditandatangani lengkap ke Loket BAKK.
Berkas akan diterima dan diproses oleh petugas BAKK.
6. Verifikasi Kelengkapan Berkas oleh BAKK
BAKK akan memeriksa kelengkapan berkas permohonan aktif kembali.
Pada tahap ini, data mahasiswa seperti data UKT, status akademik, dan masa studi akan diverifikasi.
7. Penyusunan Draft SK Aktif Kembali
Jika data dan berkas dinyatakan lengkap, BAKK akan menyusun draft SK Aktif Kembali.
Draft ini menjadi dasar penerbitan SK Aktif Kembali mahasiswa.
8. Penelaahan dan Paraf Draft SK Aktif Kembali
Draft SK Aktif Kembali akan ditelaah dan diparaf oleh pejabat terkait, yaitu Kabbag BAKK dan Wakil Direktur Bidang Akademik dan Kemahasiswaan.
9. Penandatanganan SK Aktif Kembali
Setelah draft SK Aktif Kembali selesai ditelaah dan diparaf, SK Aktif Kembali akan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
10. Pengarsipan dan Pembaruan Status Mahasiswa
Setelah SK Aktif Kembali diterbitkan, BAKK akan melakukan pengarsipan dan memperbarui status mahasiswa pada SIAKAD menjadi “Aktif”.
Arsip digital SK Aktif Kembali akan disimpan oleh Unit BAKK.
11. Informasi dan Penyerahan SK Aktif Kembali
BAKK akan menginformasikan dan menyerahkan SK Aktif Kembali kepada mahasiswa.
Setelah SK Aktif Kembali diterima, proses pengajuan aktif kembali dinyatakan selesai.
Estimasi Waktu Proses
Berdasarkan SOP, estimasi waktu proses pengajuan aktif kembali adalah sebagai berikut:
- Pengisian surat permohonan aktif kembali: 1 hari
- Konsultasi dan paraf Dosen PA: 0,5 hari
- Verifikasi dan persetujuan Kaprodi: 0,5 hari
- Verifikasi dan persetujuan Kajur: 0,5 hari
- Penyerahan berkas ke Loket BAKK: 0,5 hari
- Pemeriksaan kelengkapan berkas oleh BAKK: 0,5 hari
- Penyusunan draft SK Aktif Kembali: 1 hari
- Penelaahan dan paraf oleh Kabbag BAKK: 0,5 hari
- Penelaahan dan paraf oleh Wakil Direktur Bidang Akademik dan Kemahasiswaan: 0,5 hari
- Penandatanganan SK Aktif Kembali: 1 hari
- Pengarsipan dan pembaruan status mahasiswa: 0,5 hari
- Informasi dan penyerahan SK Aktif Kembali: 0,5 hari
Estimasi waktu dapat menyesuaikan kelengkapan berkas, proses persetujuan, serta ketersediaan pejabat terkait.
Catatan Penting
Status mahasiswa aktif kembali berlaku setelah diterbitkannya SK Aktif Kembali.
Mahasiswa perlu memastikan surat permohonan aktif kembali telah diisi dengan benar dan ditandatangani oleh pihak terkait sebelum diserahkan ke Loket BAKK.
Pengajuan yang belum lengkap atau belum mendapatkan persetujuan dapat menyebabkan proses aktif kembali tertunda.
Setelah SK Aktif Kembali diterbitkan, status mahasiswa akan diperbarui menjadi “Aktif” pada SIAKAD.