Pengajuan Pengunduran Diri Mahasiswa
Tujuan
Artikel ini bertujuan untuk memberikan informasi kepada mahasiswa mengenai prosedur pengajuan pengunduran diri di Politeknik Negeri Media Kreatif.
Pengajuan pengunduran diri dilakukan oleh mahasiswa yang ingin mengakhiri status kemahasiswaannya sesuai dengan ketentuan akademik yang berlaku.
Tentang Pengajuan Pengunduran Diri
Pengajuan pengunduran diri adalah proses administrasi akademik untuk mengubah status mahasiswa menjadi mengundurkan diri.
Mahasiswa perlu mengisi surat pengunduran diri sesuai format yang diperoleh dari Loket BAKK, melengkapi tanda tangan dan lampiran yang dibutuhkan, mendapatkan persetujuan dari pihak terkait, serta menunggu proses penerbitan SK Pengunduran Diri.
Status mahasiswa berubah menjadi mengundurkan diri setelah diterbitkannya SK Pengunduran Diri dan status mahasiswa diperbarui pada SIAKAD.
Untuk Siapa Artikel Ini?
Artikel ini ditujukan untuk mahasiswa Politeknik Negeri Media Kreatif yang ingin mengajukan pengunduran diri dari status kemahasiswaan.
Persyaratan / Kelengkapan Berkas
Sebelum mengajukan pengunduran diri, mahasiswa perlu menyiapkan:
- Surat pengunduran diri sesuai format dari Loket BAKK
- Materai
- Tanda tangan mahasiswa
- Tanda tangan orang tua/wali
- Paraf persetujuan dari Dosen PA
- Persetujuan dari Kaprodi dan Kajur
- Lampiran pendukung, jika diperlukan
Pastikan seluruh berkas telah ditandatangani lengkap sebelum diserahkan untuk diproses lebih lanjut.
Alur Pengajuan Pengunduran Diri
Berikut alur pengajuan pengunduran diri mahasiswa:
1. Mengisi Surat Pengunduran Diri
Mahasiswa mengisi surat pengunduran diri sesuai format yang diperoleh dari Loket BAKK.
Surat pengunduran diri harus ditandatangani oleh mahasiswa dan orang tua/wali di atas materai.
2. Berkonsultasi dengan Dosen PA
Mahasiswa berkonsultasi dengan Dosen Pembimbing Akademik atau Dosen PA.
Jika disetujui, mahasiswa memperoleh paraf persetujuan dari Dosen PA pada surat pengunduran diri.
3. Meminta Persetujuan Kaprodi dan Kajur
Setelah mendapatkan paraf dari Dosen PA, mahasiswa mengajukan surat pengunduran diri kepada Kaprodi dan Kajur untuk dilakukan verifikasi dan persetujuan.
Jika disetujui, surat pengunduran diri akan ditandatangani atau disetujui oleh Kaprodi dan Kajur.
4. Menyerahkan Surat Pengunduran Diri kepada Direktur
Mahasiswa menyerahkan surat pengunduran diri beserta lampiran pendukung kepada Direktur.
Berkas yang telah lengkap akan diterima untuk diproses lebih lanjut.
5. Disposisi Berkas Pengunduran Diri
Direktur mendisposisikan surat pengunduran diri dan berkas pendukung kepada pihak terkait, yaitu:
- Wakil Direktur I
- Wakil Direktur II
- Wakil Direktur III
- Ketua Tim Akademik dan Kerja Sama
Disposisi ini menjadi dasar proses administrasi selanjutnya.
6. Verifikasi Administrasi oleh BAKK
BAKK melakukan verifikasi administrasi atas berkas pengunduran diri.
Pada tahap ini, dilakukan pemeriksaan administrasi, termasuk pengecekan UKT dan kelengkapan dokumen pengajuan.
7. Penyusunan Draft SK Pengunduran Diri
Setelah berkas dinyatakan lengkap dan terverifikasi, BAKK menyusun draft SK Pengunduran Diri.
Draft SK ini menjadi dasar penerbitan SK Pengunduran Diri mahasiswa.
8. Penelaahan dan Paraf oleh Kabbag BAKK
Draft SK Pengunduran Diri ditelaah oleh Kabbag BAKK.
Jika sudah sesuai, draft SK akan diparaf oleh Kabbag BAKK.
9. Penelaahan dan Paraf oleh Wakil Direktur I
Draft SK Pengunduran Diri yang telah diparaf oleh Kabbag BAKK selanjutnya ditelaah oleh Wakil Direktur I.
Jika sudah sesuai, draft SK akan diparaf oleh Wakil Direktur I.
10. Penandatanganan SK Pengunduran Diri
Draft SK yang telah diparaf oleh Kabbag BAKK dan Wakil Direktur I akan diproses untuk penandatanganan.
Setelah ditandatangani, SK Pengunduran Diri resmi diterbitkan.
11. Pengarsipan dan Pembaruan Status Mahasiswa
Setelah SK Pengunduran Diri diterbitkan, BAKK melakukan pengarsipan dan pembaruan status mahasiswa pada SIAKAD.
Status mahasiswa akan berubah menjadi “Mengundurkan Diri” pada SIAKAD, dan dokumen akan diarsipkan pada Google Drive BAKK.
Estimasi Waktu Proses
Berdasarkan SOP, estimasi waktu proses pengajuan pengunduran diri adalah sebagai berikut:
- Pengisian surat pengunduran diri: 1 hari
- Konsultasi dan paraf Dosen PA: 1 hari
- Verifikasi dan persetujuan Kaprodi/Kajur: 1 hari
- Penyerahan berkas kepada Direktur: hari yang sama
- Disposisi Direktur: 0,5 hari kerja
- Verifikasi administrasi dan penyusunan draft SK Pengunduran Diri: 1 hari
- Penelaahan dan paraf oleh Kabbag BAKK: 0,5 hari kerja
- Penelaahan dan paraf oleh Wakil Direktur I: 0,5 hari kerja
- Penandatanganan SK Pengunduran Diri: 1 hari
- Pengarsipan dan pembaruan status mahasiswa pada SIAKAD: 0,5 hari
Estimasi waktu dapat menyesuaikan kelengkapan berkas, proses verifikasi, dan ketersediaan pejabat terkait.
Catatan Penting
Status mahasiswa berubah menjadi mengundurkan diri setelah diterbitkannya SK Pengunduran Diri.
Mahasiswa perlu memastikan surat pengunduran diri telah ditandatangani lengkap oleh mahasiswa, orang tua/wali, dan pihak terkait sebelum berkas diproses.
Pengajuan yang belum lengkap atau belum mendapatkan persetujuan dapat menyebabkan proses pengunduran diri tertunda.
Setelah SK Pengunduran Diri diterbitkan, status mahasiswa akan diperbarui pada SIAKAD.