Pengajuan Cuti Akademik Mahasiswa
Tujuan
Artikel ini bertujuan untuk memberikan informasi kepada mahasiswa mengenai proses pengajuan cuti akademik di Politeknik Negeri Media Kreatif.
Cuti akademik merupakan proses penetapan status cuti mahasiswa berdasarkan hasil identifikasi dan laporan proses belajar mengajar atau PBM dari Jurusan.
Tentang Cuti Akademik
Cuti akademik adalah status akademik mahasiswa yang ditetapkan melalui proses administrasi akademik berdasarkan laporan dan usulan dari Jurusan.
Berbeda dengan cuti mandiri yang diajukan langsung oleh mahasiswa, cuti akademik diproses berdasarkan berkas usulan cuti akademik dan laporan PBM dari Jurusan. Setelah berkas diterima, BAKK akan melakukan pemeriksaan, verifikasi, penyusunan SK, hingga pembaruan status mahasiswa pada SIAKAD.
Status cuti akademik mahasiswa berlaku setelah diterbitkannya SK Cuti Akademik.
Untuk Siapa Artikel Ini?
Artikel ini ditujukan untuk mahasiswa Politeknik Negeri Media Kreatif yang diproses dalam pengajuan cuti akademik berdasarkan laporan dan usulan dari Jurusan.
Artikel ini juga dapat menjadi panduan bagi Jurusan dan pihak terkait dalam memahami alur layanan cuti akademik.
Persyaratan / Kelengkapan Berkas
Berkas yang digunakan dalam proses pengajuan cuti akademik meliputi:
- Berkas pengajuan cuti akademik
- Laporan PBM dari Jurusan
- Data UKT mahasiswa
- Data status akademik mahasiswa
- Data masa studi mahasiswa
Berkas dan data tersebut akan digunakan untuk proses verifikasi oleh BAKK sebelum penyusunan SK Cuti Akademik.
Alur Pengajuan Cuti Akademik
Berikut alur pengajuan cuti akademik:
1. BAKK Menerima Berkas Usulan dari Jurusan
BAKK menerima berkas usulan cuti akademik dan laporan PBM dari Jurusan.
Berkas yang diterima akan diregistrasi sebagai dasar proses pengajuan cuti akademik.
2. Pemeriksaan dan Verifikasi Berkas
BAKK melakukan pemeriksaan dan verifikasi kelengkapan berkas pengajuan cuti akademik.
Pada tahap ini, data mahasiswa akan diverifikasi, termasuk:
- Data UKT
- Status akademik
- Masa studi mahasiswa
3. Penyusunan Draft SK Cuti Akademik
Setelah data dinyatakan lengkap dan terverifikasi, BAKK menyusun draft SK Cuti Akademik.
Draft ini menjadi dasar penerbitan SK Cuti Akademik mahasiswa.
4. Penelaahan dan Paraf oleh Kabbag BAKK
Draft SK Cuti Akademik ditelaah oleh Kabbag BAKK.
Jika sudah sesuai, draft SK Cuti Akademik akan diparaf oleh Kabbag BAKK.
5. Penelaahan dan Paraf oleh Wakil Direktur Bidang Akademik dan Kemahasiswaan
Draft SK Cuti Akademik yang telah diparaf oleh Kabbag BAKK selanjutnya ditelaah oleh Wakil Direktur Bidang Akademik dan Kemahasiswaan.
Jika sudah sesuai, draft akan diparaf oleh Wakil Direktur Bidang Akademik dan Kemahasiswaan.
6. Penandatanganan SK Cuti Akademik
Draft SK Cuti Akademik yang telah diparaf oleh Kabbag BAKK dan Wakil Direktur Bidang Akademik dan Kemahasiswaan akan diproses untuk penandatanganan.
Setelah ditandatangani, SK Cuti Akademik resmi diterbitkan.
7. Pengarsipan dan Pembaruan Status Mahasiswa
Setelah SK Cuti Akademik diterbitkan, BAKK melakukan pengarsipan dan pembaruan status mahasiswa pada SIAKAD.
Status mahasiswa akan berubah menjadi “Cuti” pada SIAKAD, dan dokumen SK Cuti Akademik akan diarsipkan secara digital.
Estimasi Waktu Proses
Berdasarkan SOP, estimasi waktu proses pengajuan cuti akademik adalah sebagai berikut:
- Penerimaan berkas usulan dan laporan PBM dari Jurusan: 1 hari
- Pemeriksaan dan verifikasi kelengkapan berkas: 1 hari
- Penyusunan draft SK Cuti Akademik: 2 hari
- Penelaahan dan paraf oleh Kabbag BAKK: 1 hari
- Penelaahan dan paraf oleh Wakil Direktur Bidang Akademik dan Kemahasiswaan: 1 hari
- Penandatanganan SK Cuti Akademik: 1 hari
- Pengarsipan dan pembaruan status mahasiswa pada SIAKAD: hari yang sama setelah SK diterbitkan
Estimasi waktu dapat menyesuaikan kelengkapan berkas, hasil verifikasi, dan proses persetujuan dari pejabat terkait.
Catatan Penting
Penetapan status cuti akademik dilakukan berdasarkan hasil identifikasi dan laporan PBM dari Jurusan.
Status mahasiswa berubah menjadi cuti setelah SK Cuti Akademik diterbitkan dan status mahasiswa diperbarui pada SIAKAD.
Dokumen SK Cuti Akademik akan disimpan sebagai arsip digital oleh Unit BAKK.