Pengajuan DO Mahasiswa

Tujuan

Artikel ini bertujuan untuk memberikan informasi mengenai prosedur pengajuan DO atau Drop Out mahasiswa di Politeknik Negeri Media Kreatif.

Pengajuan DO dilakukan sebagai proses administrasi akademik untuk menetapkan status mahasiswa menjadi DO sesuai ketentuan akademik yang berlaku.

Tentang Pengajuan DO

Pengajuan DO adalah proses penetapan status mahasiswa menjadi Drop Out berdasarkan laporan evaluasi akademik dari Jurusan.

Proses ini tidak diawali dari pengajuan langsung oleh mahasiswa, melainkan berdasarkan laporan akademik yang diterima oleh BAKK dari Jurusan. Setelah laporan diterima, BAKK melakukan verifikasi data akademik, menyusun draft SK DO, memproses paraf dan penandatanganan, lalu memperbarui status mahasiswa pada SIAKAD.

Status mahasiswa dinyatakan DO setelah diterbitkannya SK Drop Out atau SK DO.

Untuk Siapa Artikel Ini?

Artikel ini ditujukan untuk:

• Mahasiswa yang ingin mengetahui proses administrasi penetapan DO

• Jurusan yang mengusulkan atau melaporkan mahasiswa dengan status DO

• Pihak akademik yang terlibat dalam proses verifikasi dan pembaruan status mahasiswa

Persyaratan / Kelengkapan Berkas

Berkas dan data yang digunakan dalam proses pengajuan DO meliputi:

• Laporan Evaluasi Akademik atau PBM

• Daftar mahasiswa yang diusulkan DO

• Surat pengantar dari Jurusan

• Data aktivitas mahasiswa

• KHS atau transkrip nilai

• Data UKT mahasiswa

Berkas tersebut digunakan sebagai dasar verifikasi sebelum penerbitan SK DO.

Alur Pengajuan DO

Berikut alur pengajuan DO mahasiswa:

1. BAKK Menerima Laporan DO dari Jurusan

BAKK menerima laporan DO dari Jurusan.

Berkas yang diterima meliputi laporan evaluasi akademik atau PBM, daftar mahasiswa DO, dan surat pengantar dari Jurusan.

Setelah diterima, berkas akan diregistrasi sebagai dasar proses pengajuan DO.

2. Verifikasi Data Akademik Mahasiswa

BAKK atau pihak terkait melakukan verifikasi data akademik mahasiswa.

Data yang diverifikasi meliputi:

• Aktivitas mahasiswa

• KHS atau transkrip nilai

• Data UKT

Tahap ini bertujuan untuk memastikan data mahasiswa sesuai sebelum proses penerbitan SK DO dilanjutkan.

3. Penyusunan Draft SK DO

Setelah data mahasiswa dinyatakan terverifikasi, dilakukan penyusunan draft SK DO.

Draft SK DO dibuat berdasarkan data mahasiswa yang dinyatakan DO.

4. Penelaahan dan Paraf oleh Kabbag BAKK

Draft SK DO ditelaah oleh Kabbag BAKK.

Jika draft telah sesuai, Kabbag BAKK memberikan paraf pada draft SK DO.

5. Penelaahan dan Paraf oleh Wakil Direktur I

Draft SK DO yang telah diparaf oleh Kabbag BAKK selanjutnya ditelaah oleh Wakil Direktur I.

Jika telah sesuai, Wakil Direktur I memberikan paraf pada draft SK DO.

6. Penandatanganan SK DO

Draft SK DO yang telah diparaf oleh Kabbag BAKK dan Wakil Direktur I diproses untuk penandatanganan.

Setelah ditandatangani, SK DO resmi diterbitkan.

7. Pengarsipan dan Pembaruan Status Mahasiswa pada SIAKAD

Setelah SK DO diterbitkan, BAKK melakukan pengarsipan dan pembaruan status mahasiswa pada SIAKAD.

Status mahasiswa akan berubah menjadi “DO” pada SIAKAD, dan dokumen SK DO akan diarsipkan pada Google Drive BAKK.

Estimasi Waktu Proses

Berdasarkan SOP, estimasi waktu proses pengajuan DO adalah sebagai berikut:

• Penerimaan laporan DO dari Jurusan: 1 hari

• Verifikasi data akademik mahasiswa: 1 hari

• Penyusunan draft SK DO: 1 hari

• Penelaahan dan paraf oleh Kabbag BAKK: 1 hari

• Penelaahan dan paraf oleh Wakil Direktur I: 1 hari

• Penandatanganan SK DO: 1 hari

• Pengarsipan dan pembaruan status mahasiswa pada SIAKAD: hari yang sama setelah SK diterbitkan

Estimasi waktu dapat menyesuaikan kelengkapan laporan, hasil verifikasi data akademik, dan proses persetujuan pejabat terkait.

Catatan Penting

Status mahasiswa dinyatakan Drop Out atau DO setelah diterbitkannya SK DO.

Proses pengajuan DO dilakukan berdasarkan laporan dari Jurusan, bukan melalui pengajuan langsung oleh mahasiswa.

Dokumen SK DO dan data status mahasiswa yang telah diperbarui akan diarsipkan oleh BAKK.