Pengajuan Cicilan UKT
Tujuan
Artikel ini bertujuan untuk memberikan informasi kepada mahasiswa mengenai prosedur pengajuan cicilan UKT di Politeknik Negeri Media Kreatif.
Pengajuan cicilan UKT dilakukan oleh mahasiswa yang membutuhkan keringanan pembayaran UKT melalui skema cicilan sesuai ketentuan yang berlaku.
Tentang Pengajuan Cicilan UKT
Pengajuan cicilan UKT adalah proses administrasi bagi mahasiswa yang ingin mengajukan pembayaran UKT secara bertahap.
Mahasiswa perlu mengisi dan melengkapi surat pernyataan cicilan UKT, memperoleh persetujuan dari orang tua/wali dan Kaprodi, kemudian menyerahkan berkas ke BAKK untuk diverifikasi.
Setelah berkas dinyatakan lengkap dan valid, BAKK akan menyampaikan informasi data mahasiswa kepada unit keuangan untuk proses pembukaan Virtual Account atau VA her registrasi.
Untuk Siapa Artikel Ini?
Artikel ini ditujukan untuk mahasiswa Politeknik Negeri Media Kreatif yang ingin mengajukan pembayaran UKT secara cicilan.
Persyaratan / Kelengkapan Berkas
Sebelum mengajukan cicilan UKT, mahasiswa perlu menyiapkan:
- Surat pernyataan cicilan UKT
- Materai Rp10.000
- Data pembayaran yang diajukan
- Tanda tangan mahasiswa
- Tanda tangan orang tua/wali
- Tanda tangan persetujuan Kaprodi
Pastikan seluruh dokumen telah diisi dan ditandatangani lengkap sebelum diserahkan ke BAKK.
Alur Pengajuan Cicilan UKT
Berikut alur pengajuan cicilan UKT:
1. Mengisi Surat Pernyataan Cicilan UKT
Mahasiswa mengisi dan melengkapi surat pernyataan cicilan pembayaran UKT.
Pada tahap ini, mahasiswa perlu menyiapkan surat pernyataan cicilan UKT, materai Rp10.000, dan data pembayaran yang diajukan.
2. Meminta Persetujuan Orang Tua/Wali
Setelah surat pernyataan cicilan UKT diisi, mahasiswa meminta persetujuan orang tua/wali.
Persetujuan diberikan dalam bentuk tanda tangan pada surat pernyataan cicilan UKT.
3. Meminta Persetujuan Kaprodi
Setelah surat ditandatangani oleh mahasiswa dan orang tua/wali, mahasiswa meminta persetujuan Kaprodi.
Jika disetujui, Kaprodi akan menandatangani surat pernyataan cicilan UKT.
4. Menyerahkan Berkas ke BAKK
Mahasiswa menyerahkan surat pernyataan cicilan UKT yang telah ditandatangani lengkap kepada BAKK.
Berkas yang diterima akan diproses untuk tahap verifikasi.
5. Pemeriksaan Kelengkapan dan Validitas Berkas
BAKK memeriksa kelengkapan dan validitas berkas pengajuan cicilan UKT.
Jika berkas belum lengkap atau belum sesuai, mahasiswa perlu melengkapi atau memperbaiki berkas sesuai arahan.
6. Penyampaian Data ke Unit Keuangan
Setelah berkas dinyatakan lengkap dan valid, BAKK menyampaikan informasi data mahasiswa kepada unit keuangan.
Data tersebut digunakan untuk proses pembukaan Virtual Account atau VA her registrasi sesuai pengajuan cicilan UKT.
7. Pengarsipan Dokumen
BAKK mengarsipkan dokumen surat pernyataan cicilan UKT sebagai arsip layanan.
Dokumen pengajuan disimpan secara manual dan digital dalam Google Drive BAKK.
Estimasi Waktu Proses
Berdasarkan SOP, estimasi waktu proses pengajuan cicilan UKT adalah sebagai berikut:
- Pengisian dan pelengkapan surat pernyataan cicilan UKT: 1 hari
- Persetujuan orang tua/wali: hari yang sama
- Persetujuan Kaprodi: 1 hari
- Penyerahan berkas ke BAKK: hari yang sama
- Pemeriksaan kelengkapan dan validitas berkas: 1 hari
- Penyampaian informasi data mahasiswa ke unit keuangan: 1 hari
- Pengarsipan dokumen: hari yang sama
Estimasi waktu dapat menyesuaikan kelengkapan berkas, validitas data, proses persetujuan, dan koordinasi dengan unit terkait.
Catatan Penting
Pengajuan cicilan UKT perlu diproses tepat waktu agar mahasiswa tidak terlambat melakukan her registrasi dan pengisian KRS.
Mahasiswa perlu memastikan surat pernyataan cicilan UKT telah diisi dengan benar dan ditandatangani lengkap sebelum diserahkan ke BAKK.
Berkas yang tidak lengkap atau tidak valid dapat menyebabkan proses pengajuan cicilan UKT tertunda.